Immer aktuell bleiben

5 Tipps für Ihr Stammdatenmanagement

Eine enge Beziehung zu Ihren Geschäftskunden gehört zu den wichtigsten Alleinstellungsmerkmalen, mit denen Ihr Unternehmen sich vom Wettbewerb absetzen kann. In Zeiten zunehmenden Preisdrucks sind solche „weichen“ Faktoren oft sogar entscheidend. Eine Grundvoraussetzung für gute Kundenbetreuung ist die Qualität Ihrer Stammdaten. Welcher Ansprechpartner wo für welches Thema zuständig ist, bestimmt beispielsweise auch darüber mit, in welchem Rhythmus Sie welchen Content lancieren. Wir erklären, was Sie beim Management Ihrer Stammdaten beachten sollten.

  • Legen Sie realistische Ziele fest

Gerade wenn Ihre Datenbestände größer sind oder schon jahrelang nicht mehr aktuell gehalten werden, sollten Sie mit einfachen Maßnahmen anfangen und nicht gleich alles auf einmal wollen. Priorisieren Sie Ihre Kundendaten: Der Pareto-Regel folgend lassen sich jene 20 Prozent Ihrer Kunden identifizieren, mit denen Sie 80 Prozent Ihres Umsatzes erwirtschaften. Diese sind für Ihren Erfolg entscheidend und haben absoluten Vorrang. Überfrachten Sie das System dabei nicht mit zu vielen Detailangaben: Erheben Sie lediglich diejenigen Daten, die für die Qualität der Kundenkontakte wirklich von Bedeutung sind.

  • Nehmen Sie das Unternehmen mit

Datenmanagement ist eine abteilungsübergreifende Aufgabe. Neben der IT sind Fachabteilungen wie Marketing, Vertrieb und Kundenservice einzubinden. Das gilt bei der Zielfestlegung genauso wie bei der Frage, wer mit welchen Mitteln an ihrer Erreichung arbeiten soll. Der Input der Fachabteilungen kann Ihnen dabei helfen, die passende Software oder die richtigen Mitarbeiter für die Datenpflege auszuwählen.

  • Schaffen Sie klare Zuständigkeiten

Denn genau das ist in vielen Datenbanken die zentrale Herausforderung: Wenn allzu viele Mitarbeiter weitreichende Änderungen vornehmen dürfen, wird die Datenqualität schnell in Mitleidenschaft gezogen. Sie sollten daher gezielt unterschiedliche Benutzerrechte einsetzen und idealerweise einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festlegen, welche hauptsächlich für die Pflege der Datenbank zuständig sind. So vermeiden Sie beispielsweise Doppler im System und können Ihre Kundenansprache effizienter gestalten.

  • Erleichtern Sie die Bedienung der Datenbank

Das System sollte möglichst selbsterklärend und flexibel sein. Vielleicht lässt sich eine Suchfunktion einrichten, bei der die wichtigsten Begriffe bereits vordefiniert sind oder die unterschiedlichen möglichen Schreibweisen von Ansprechpartnern berücksichtigt werden. Setzen Sie aber auch Regeln dafür fest, welche Angaben zu einem vollständigen Datensatz gehören. Sorgen Sie falls nötig für eine Anbindung der Datenbank an sonstige eingesetzte Software.

  • Beachten Sie den Datenschutz

Seit Mai 2018 gilt in der EU die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das bedeutet eine Verpflichtung zur Datenminimierung, die Einführung eines Double-Opt-In-Verfahrens, bevor Sie die Daten Ihrer Kunden verarbeiten dürfen sowie eine Informationspflicht hinsichtlich Zweck, Umfang und Art der Datenverarbeitungen. Dieser Mehraufwand mag lästig sein, kann aber auch dazu beitragen, die Qualität Ihrer Kundenbeziehungen zu verbessern.

Fazit

Der Aufwand für das Stammdatenmanagement ist sicherlich nicht unerheblich, doch die Mühe lohnt sich: Gut betreute und zufriedene Kunden bleiben Ihnen länger treu und stellen Ihr Geschäft so auf eine langfristige Basis.